Seus processos de TI e negócios estão bem suportados pela tecnologia?

Como saber se os seus investimentos em tecnologia são os melhores para o seu negócio?

Segundo a Agenda 2022, da consultoria Deloitte, mesmo com as incertezas econômicas, sociais e políticas, as empresas brasileiras planejaram adotar mais tecnologias este ano. Das 491 companhias ouvidas no estudo, 96% tinham o objetivo de investir em aplicativos, sistemas e ferramentas de gestão e infraestrutura. O uso de tecnologia para aumentar a produtividade é visto como um trunfo e uma necessidade, independente da área de atuação das empresas. O Brasil já ocupa a décima colocação no ranking mundial dos países que mais investem em tecnologia. No ano passado foram investidos US$ 45,7 bilhões em tecnologia, incluindo softwares, hardwares e serviços, de acordo com o estudo Mercado Brasileiro de Software 2022 – Panorama e Tendências, da Associação Brasileira das Empresas de Software (Abes), a partir de dados do IDC.

Se você é empresário, gestor de uma área ou profissional de TI de uma empresa, provavelmente já se perguntou: Meus processos de TI/Negócio estão bem suportados pelas minhas tecnologias? As tecnologias que utilizo precisam de atualização? Tenho que adotar novas tecnologias? Mas, antes de começar a investir ou tomar alguma decisão, é necessário avaliar bem os cenários atuais e objetivos desejados no curto, médio e longo prazos, geralmente relacionados às tecnologias atuais contrapondo com resultados e produtividade das equipes, agilidade com automação e otimização em processos, confiabilidade e visibilidade de informações.

Este pode ser o momento ideal para realizar um Assessment, iniciativa que ajuda a entender os cenários e responder tais perguntas, por meio da avaliação da operação, incluindo frentes de tecnologias, processos e pessoas. Por meio de informações e dados, o Assessment auxilia a empresa a detectar onde estão os problemas de produtividade, os pontos de melhoria/GAPs, as ações que podem ser automatizadas, deixar de fazer atividades desnecessárias e quais tecnologias devem ser adotadas ou mesmo substituídas. Ajuda, também, a demonstrar e defender o valor de projetos e iniciativas para o negócio, que demandam adequação ou necessitam de orçamento para alcançar os objetivos.

Leia mais: O Assessment pode ajudar empresas a aumentar a produtividade e reduzir custos desnecessários

Assessment do Início ao Fim: como planejar, executar, apresentar os resultados e direcionar os próximos passos:

O alinhamento de expectativas e escopo de ação do Assessment é o primeiro passo para o planejamento e execução. Neste momento é importante discutir e determinar qual é o cenário futuro almejado ou hipóteses a serem confirmadas que potencialmente direcionarão o trabalho. Com as expectativas bem definidas, é importante promover uma comunicação clara entre todas as pessoas e áreas que serão envolvidas ou impactadas pelo Assessment a fim de garantir o engajamento de todos.

Após essas etapas iniciais, o Assessment é organizado em quatro estágios: Discover, quando são feitas a investigação e a coleta de dados; Define, momento em que as informações levantadas são consolidadas, e os sistemas/ferramentas usados pela empresa são avaliados; Develop, etapa em que são feitas as análises e avaliações das sugestões apresentadas; e Deliver, momento em que é definida a estratégia de implementação das soluções.

Nessa jornada, Os processos, os sistemas e as tecnologias utilizadas são avaliados – os profissionais envolvidos também são entrevistados. Isso possibilita mapear os gaps e os pontos de melhoria para a produção do diagnóstico e a criação de modelos de referência, apresentando as ações como: automações que podem ser implementadas, dashboards e KPIs que precisam ser criados, trazendo maior visibilidade e controle, ou mesmo chegar a conclusão que é necessário aumentar o número de profissionais na equipe. A duração de um Assessment pode variar dependendo do alcance ou abrangência desejados. Entretanto, uma boa referência é considerar a média de quatro a seis semanas, contados a partir do início da coleta de informações até o roadmap final. Já os resultados das ações, que muitas vezes são chamados de quick wins, normalmente começam a ser observados em um prazo de três a quatro meses.

Leia mais: O Process Mining pode e deve ser aplicado em processos focados no cliente

Dicas valiosas

Um bom Assessment deve seguir uma metodologia criativa com abordagens que possibilitam a coleta e validação das informações e dados. Além disso, é necessário direcionar o próximo passo: é importante a proposição de um roadmap para ser um guia das ações mais prioritárias, normalmente observando ganhos rápidos, e sugerindo as ações de médio e longo prazo com ganhos incrementais e possibilitando traçar um caminho realista para a empresa e seus colaboradores alcançarem seus objetivos.

O engajamento das pessoas nos vários níveis da organização, do C-level à operação, é outro fator imprescindível para o sucesso não só durante o Assessment mas também para a execução das ações sugeridas. É importante enfatizar objetivos como melhoria das condições do trabalho, buscando agilidade e produtividade, aumento da consistência e qualidade das atividades, otimização do uso de recursos (tecnologia, pessoas e tempo) e geração de uma percepção de excelência e qualidade do serviço para o usuário ou cliente final.

Por fim, a agilidade na execução dos próximos passos é fundamental para capturar os primeiros resultados propostos pelos quick wins, garantir que o cenário observado não mudou e promover um movimento de transformação incremental tendo o Assessment como ponto de partida.

Autores: Anderson Luz é Solutions Advisor da Icaro Tech e Daniel Silva é Head of Customer Success da Icaro Tech

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