RPA Simples x RPA Completa – um guia prático

A automação é uma área muito promissora para empresas que dependem de processos rápidos e eficientes para gerar melhores experiências para usuários de negócios e clientes finais. Existem muitos caminhos e possíveis pontos de entrada, e RPA (Robotic Process Automation) é uma delas— uma forma de apresentar a automação e obter benefícios nos negócios a baixo custo e com menores riscos, principalmente se alinhado ao Process Mining.

O Forrester estima que este mercado de RPA - automação robótica de processos - chegue a US$ 2,1 bilhões até 2021. O conceito de RPA é simples: um “robô” de software replica interações rotineiras de pessoas em computadores, automatizando tarefas que seriam tediosas e repetitivas. Portanto, a RPA faz a ponte entre a interação manual e a automação total.

A RPA é especialmente atraente quando há ações repetitivas e limitação de tempo ou mão-de-obra para as atividades. Para a TI, a vantagem principal é a possibilidade de automação em sistemas não controlados por ela, ou seja, onde não há uma API disponível ou uma possibilidade de alterar a construção do sistema, como por exemplo sistema de agências reguladoras e sistemas de prefeituras para a emissão de notas.

Podemos simplificar a aplicação de RPA de dois modos: a RPA simples (e autônoma) e a RPA completa. Com a RPA simples, um robô de software faz literalmente o que uma pessoa faria: tarefas como entrada e recuperação de dados, cliques em botões, uploads e downloads de arquivos ou processamento de faturas. A RPA simples pode ser disparada pelo próprio profissional para executar atividades repetitivas e extremamente simples.

A RPA simples deve ser aplicada na execução de um fluxo previsível e sem tratamento ou decisão como, por exemplo, a cópia de informação de um sistema para outro. Embora tenha uma limitação, a RPA simples é vantajosa porque libera as pessoas para focarem o trabalho em coisas mais relevantes.

A RPA completa (e complexa), por outro lado, implementa sistemas, processos e até mesmo serviços de terceiros especialmente desenvolvidos para a automação desde o início. Por este motivo, o benefício em potencial da automação completa é muito maior, mas o comprometimento também.  

Quais os benefícios da RPA simples?

  • Possibilidade de automatizar tarefas repetitivas, desde que os critérios de decisão sejam objetivos e suas regras definidas (por exemplo, processamento de sinistros ou faturas);
  • Fácil de implementar nos casos de uso corretos e com baixo risco, porque replica tarefas manuais já existentes;
  • Não há necessidade de treinar novamente os funcionários ou alterar processos existentes;
  • Libera as pessoas das tarefas repetitivas e rotineiras. Isso leva a uma maior satisfação com o trabalho, aumenta a moral, a produtividade e a liberdade de fazer trabalhos mais importantes como solucionar problemas ou agregar valor às interações com clientes;
  • O custo e a complexidade de implementação é baixo. A implementação leva de dias a semanas, com pouca habilidade de TI necessária;
  • O ROI em potencial é moderado a moderadamente alto, dependendo do custo atual das tarefas de rotina (por exemplo, custo baixo por tarefa, mas com um volume muito alto).;
  • Encaminha exceções do bot para profissionais para tomada de ação corretiva.

 

Importante lembrar o que a RPA simples NÃO faz:

  • Não automatiza todos os processos ou fluxos de trabalho de negócios sozinha;
  • Não pode resolver processos que têm um design de má qualidade ou são inerentemente ineficientes. Se houver gargalos, eles talvez continuem a existir;
  • Não substitui humanos, mas sim tarefas humanas. Ela faz um trabalho de auxílio, assumindo tarefas altamente repetitivas e ajudando os funcionários a melhorarem o dia a dia.

 

Quais as possibilidades com uma RPA completa e quando deve ser utilizada?

A chave é compreender claramente quando a RPA simples é suficiente e quando é a hora de considerar aprimorá-la adicionando mais recursos avançados como captura de dados desestruturados, gerenciamento de regras de negócios ou orquestração de fluxo de trabalho.

A RPA completa é necessária para processos que, devido a complexidade e dependências, precisam ser coordenados. Permite que a RPA seja usada para ações mais complexas e condicionais que podem envolver múltiplos resultados e/ou tomada de decisão. É utilizada para tarefas rotineiras mas com maior nível de complexidade.

Dependente do estado, com múltiplas variáveis e múltiplos resultados. Mais dependente de julgamento e interação humana. Os custos e o esforço de implementação são maiores que os da RPA simples. A implementação pode levar semanas ou meses e exigir assistência, dependendo dos recursos internos. O ROI em potencial da RPA completa é alto devido ao valor agregado oferecido pela automação mais abrangente e sofisticada em comparação com a RPA simples. 

 

Algumas possibilidades da RPA completa:

  • Adicionar recursos avançados de orquestração de bot e manipulação de exceções;
  • Orquestra processos de ponta a ponta, onde algumas tarefas são executadas por bots e outras são executadas por profissionais;
  • Encaminha exceções do bot para profissionais para tomada de ação corretiva nos casos em que os robôs automatizados falhem;
  • Fornece recursos cognitivos para extrair dados de documentos estruturados e não estruturados;
  • Categoriza, analisa e extrai dados estruturados de documentos recebidos de várias fontes, como e-mail, digitalização, fax, sistema de arquivos e sistemas de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM);
  • Inclui recursos cognitivos para fornecer melhores informações sobre seu conteúdo não estruturado;
  • Fornece a capacidade de definir lógica de negócios complexa usando o gerenciamento de decisões expresso em processamento de linguagem natural (NPL);
  • Permite que os clientes acompanhem os principais indicadores de desempenho (KPIs) em suas operações comerciais. Isso permite que os painéis gerenciem acordos de nível de serviço (SLAs) e determinem as causas raiz quando as operações de negócios estiverem com um desempenho ruim.

Na análise de utilizar uma abordagem fim-a-fim de automação é importante analisar outras alternativas além do RPA, pois quando existem APIs de integração, automação e orquestração de processos, regras de negócios e sistemas de suporte à decisão, outros métodos são muito mais eficientes e confiáveis. Neste caso, a abordagem de Hyperautomation é mais adequada, sendo que o RPA será uma das ferramentas do toolbox que a empresa irá utilizar.

 

RPA e Process Mining: como ter uma implementação de RPA de sucesso

Bill Gates, fundador da Microsoft, disse uma vez: "A primeira regra de qualquer tecnologia usada em um negócio é que a automação aplicada a um operação eficiente aumentará a eficiência. A segunda, é que a automação aplicada a uma operação ineficiente aumentará a ineficiência.” A RPA não pode resolver processos que têm um design de má qualidade ou são inerentemente ineficientes.

Se houver gargalos devidos a processos ineficientes, eles continuarão a existir. Um dos pontos de falhas mais frequentes da RPA é automatizar processos ineficientes.,/span> Ao utilizar previamente o Process Mining, você busca eliminar esse risco. Projetos de RPA são mais propensos a ter sucesso com a adição de Process Mining.

O processo de implantação de RPA é muito mais eficiente se houver um mapeamento de processos descrevendo as etapas conduzidas por funcionários humanos. O Process Mining faz a descoberta de processos para identificar quais os principais pontos de ineficiência. Ele permite, através da sua capacidade de analisar processos e gerar insights, que o processo seja otimizado antes da implantação de RPA, fazendo com a automação seja feita de maneira mais eficiente e que os resultados sejam mais efetivos.

O aspecto-chave da relação entre Process Mining e RPA é que eles são complementares, o Process Mining precisa do RPA para realizar as automações e o RPA precisa do Process Mining para garantir que estamos escolhendo a tarefa certa a ser automatizada. Além disso, ao longo do tempo, o Process Mining irá mostrar os ganhos obtidos pelo RPA de forma precisa. O uso de Process Mining é indicado em qualquer projeto de Automação, usando ou não o RPA.  

Leia também: Process Mining em Operações - Uma oportunidade subestimada 

 

Encontre o parceiro ideal para alcançar os melhores resultados

As soluções de software de RPA e Process Mining não são todas iguais, nem os fornecedores de cada uma delas. Dependendo dos objetivos, pode ser necessário apenas uma versão mais simples de um RPA para começar. No entanto, é válido procurar um fornecedor que consiga entregar um portfólio mais amplo de softwares e serviços para desenhar um roadmap que atenda as necessidades atuais e futuras da empresa.

A Icaro Tech atua há mais de 20 anos no desenvolvimento de soluções que transformam digitalmente as operações de seus clientes, auxiliando na superação dos desafios de negócio através da tecnologia. Somos especialistas em automação e operação inteligente com objetivo de melhorar a eficiência operacional e transformar a experiência do cliente. Contamos com uma equipe certificada e experiente para ajudar você a incorporar os mais recentes recursos tecnológicos para acelerar a transformação digital de sua empresa.

Se você quer discutir melhor como a sua empresa pode se beneficiar do Process Mining, RPA e automação em geral, preencha o formulário abaixo e entre em contato conosco!

 

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